.svg)
Jag har fått en PDF-fil signerad genom Formify.
Formify används för elektronisk signering av dokument i PDF-format. Ett signerat dokument kan öppnas i en vanlig PDF-läsare, där filens giltighet enkelt kan kontrolleras. Adobe Acrobat har till exempel en signaturpanel som kan användas för att visa detaljer.
Fortsätt läsa nedan om du är intresserad av mer detaljerad information.
.svg)
1. E-signatur i PDF-dokument
Vi använder PDF-formatet för våra undertecknade avtal. Information om e-signaturer är därmed inbäddade i ett PDF-dokument. PDF är ett välkänt och vanligt filformat som kan öppnas i flera olika läsprogram. Den vanligaste programvaran är Adobe Acrobat.
Det innebär att det är PDF-dokumentet som är det värdefulla dokumentet – det är det som innehåller information om e-signaturerna. Om någon har skickat dig en utskrift är det bara en fysisk kopia av ett digitalt signerat avtal. Be därför om en kopia av PDF-filen om dokumentet behöver valideras.
Den teknik vi använder är PAdES (”PDF Advanced Electronic Signatures”).
2. Kontrollera det undertecknade dokumentet
Dokument som signeras via Formify innehåller vanligtvis fält som är kopplade till varje signatur, där information om varje person som signerat dokumentet visas. Vi stöder även en enkel elektronisk signaturtyp, där en ritad signatur visas, ofta tillsammans med en namnförtydligande. Det som faktiskt ger signaturerna giltighet finns dock i filens metadata. Genom att öppna dokumentet i Adobe Acrobat kan dokumentet valideras automatiskt. Programmet visar om vår signatur är giltig, annars varnar programmet om att dokumentet har ändrats efter att det har förseglats. En grön bock betyder att dokumentet inte har ändrats efter att det har signerats och förseglats via Formify. Detta är det första villkoret för att ett dokument ska vara giltigt.
Det som ger signaturerna giltighet finns dock i filens metadata. Genom att öppna dokumentet i Adobe Acrobat kan dokumentet valideras automatiskt. Programmet visar om vår signatur är giltig, annars varnar programmet om att dokumentet har ändrats efter att det har förseglats. En grön bock betyder att dokumentet inte har ändrats efter att det har signerats och förseglats via Formify. Detta är det första villkoret för att ett dokument ska vara giltigt.
Genom att öppna informationen för "Signaturer" i Adobe Acrobat visas detaljerna. Det måste anges att dokumentet är "signerat av Formify AB". I avsnittet för "Signaturinformation" är det också möjligt att visa certifikatdetaljer, som intygar att Formifys signatur har gjorts med ett certifikat som är kvalificerat i enlighet med EU-förordning 910/2014 (eIDAS).
Den sista viktiga informationen som finns tillgänglig visas i samma panel och avsnitt, under "Plats" och "Orsak". Där kan du se vilket transaktions-ID som gäller för det signerade dokumentet och detaljer om varje e-signatur som utförts. Använd den informationen för att kontrollera vilken person som faktiskt har signerat dokumentet.
Observera! Innehållet i ett dokument ligger inte inom Formifys ansvar. Vår uppgift är att tillhandahålla en säker lösning för e-signaturer, inte att tolka detaljerna i ett avtal. Våra kunder kan ladda upp vilka dokument de vill och ansvarar för att innehållet överensstämmer med gällande lagar och regler.
3. eIDAS-förordningen
eIDAS-förordningen (EU-förordning 910/2014), som redan gäller inom EU, fastställer att elektroniska signaturer inte får nekas rättslig verkan eller giltighet på grund av sin elektroniska form.
Detta innebär att du inte kan tvinga dina användare/kunder att skicka in utskrivna/skannade avtal som är signerade för hand med penna och papper. Elektroniskt signerade avtal är på många sätt mycket säkrare än traditionellt signerade avtal. Vi vill göra det så enkelt som möjligt för dig att känna dig trygg med hur e-signaturer fungerar.
Jag har blivit ombedd att underteckna ett avtal:
1. Länk via e-post/SMS
Kontrollera att e-postmeddelandet eller SMS:et kommer från oss och att avsändaren som anges i meddelandet är någon som du förväntar dig att få ett avtal att underteckna från.
Verifierade företag
Om avsändaren har använt ett företagskonto kan detta ses i e-postmeddelandet (en blå märkning bredvid företagsnamnet). Alla företagskonton verifieras av oss genom en kontroll av organisationsnumret och godkännande av en behörig firmatecknare.
2. Öppna dokumentet i webbläsaren.
Klicka på länken i meddelandet för att öppna dokumentet i din webbläsare, direkt på din mobiltelefon eller på en dator. Dokumentet börjar laddas.
Har du problem med att öppna länken?
Vi stöder praktiskt taget alla moderna webbläsare, men kontrollera att den du använder är uppdaterad. Om du fortfarande har problem kan du testa med en annan enhet.
3. Läs igenom avtalet
När dokumentet visas, läs igenom det för att förstå vad avtalet gäller. Dokumentet ska innehålla information om vad du undertecknar.
Har du frågor om innehållet i ett dokument?
Kontakta då avsändaren – i våra e-postmeddelanden och sms anges alltid vem som har skickat dokumentet.
4. Signera
Om du är redo att skriva under, klicka på knappen "Skriv under" längst ner på sidan. Följ sedan instruktionerna som visas på skärmen.
Om avsändaren har valt enkel elektronisk signering ombeds du att rita din signatur med fingret/muspekaren utan att först identifiera dig.
Den vanligaste signaturmetoden hos Formify i Sverige är avancerad elektronisk signering, där din identitet måste bekräftas för att signaturen ska kunna slutföras. Du signerar helt enkelt genom att identifiera dig med svenskt BankID. När du har identifierat dig läggs ditt fullständiga namn, personnummer, enhetens IP-adress, datum och tid för signeringen samt en unik kod kopplad till din identifiering till dokumentet. Signaturen är då slutförd.
Har du inte ett giltigt svenskt BankID?
Kontakta din svenska bank för mer information om hur du skaffar/uppdaterar BankID.
Vill du inte underteckna avtalet?
I så fall behöver du inte göra något mer, du kan helt enkelt avstå från att underteckna. Du kan också meddela avsändaren att du inte har för avsikt att underteckna avtalet.
5. Det ifyllda dokumentet skickas när alla parter har undertecknat det.
När du har undertecknat kommer din signatur att visas i dokumentet. Du kommer att få ett meddelande från oss via e-post eller SMS när alla parter har undertecknat avtalet.
Meddelandet innehåller ingen bilaga. Istället skickar vi en säker länk som du kan använda för att komma åt det signerade och ifyllda dokumentet. Öppna länken och verifiera dig själv (verifieringen görs genom att vi skickar en kod till dig via e-post eller SMS, som du sedan anger enligt instruktionerna på skärmen). På den sida som du sedan kommer till har du möjlighet att ladda ner det ifyllda dokumentet som en PDF-fil.
Har du inte fått något meddelande om det färdiga dokumentet?
Det är då troligt att avtalet ännu inte har undertecknats av alla parter. Kontakta gärna avsändaren om du har några frågor.
6. Spara PDF-filen, inte utskriften!
Den PDF-fil som du kan ladda ner för ett ifyllt avtal är signerad och stämplad av Formify. Nödvändig information om signaturerna är inbäddad i filens metadata.
Spara PDF-filen på din dator, i molnet eller på någon annan säker plats som du har tillgång till. Det viktiga är att du sparar PDF-filen.
Du kan självklart skriva ut dokumentet med en vanlig skrivare, men vi vill betona att det inte är möjligt att validera en sådan kopia av ett digitalt signerat dokument. Detta gäller oavsett om du använder Formify eller någon annan tjänst för elektronisk signatur.
