La guía definitiva sobre la firma electrónica global: seguridad, eIDAS y validación independiente

La guía completa sobre la firma electrónica global: eIDAS, seguridad y validación independiente

Una inmersión profunda en las leyes y la seguridad técnica que rodean a las firmas digitales. Descubra cómo verificar las firmas independientemente de la plataforma y por qué Formify ofrece seguridad profesional sin barreras de entrada.

Introducción: De los sellos de cera a los píxeles: la historia de la confianza

Imagina que vives en el siglo XVII. Si tuvieras que firmar un contrato importante, tal vez para vender un caballo o jurar lealtad a un rey, no bastaría con escribir tu nombre. Tendrías que derretir cera roja sobre el papel y estampar tu anillo con sello único. Este sello de cera demostraba dos cosas:

1. Fuiste tú quien envió la carta (nadie más tenía tu anillo).
2. Nadie había abierto ni alterado la carta (ya que entonces se habría roto el sello de cera).

Hoy en día, vivimos en un mundo completamente digital. Compramos skins en los videojuegos, escuchamos música en streaming y firmamos los contratos de alquiler de nuestro primer apartamento directamente desde nuestros móviles. Pero, ¿cómo podemos estar seguros de que una firma digital es tan segura como un antiguo sello de cera? ¿Cómo sabemos que nadie ha «retocado» el documento después de que hayas hecho clic en «Firmar»?

En esta guía, desglosaremos la firma digital y analizaremos su funcionamiento interno. Exploraremos las leyes de la UE denominadas eIDAS, la tecnología que crea una huella digital y por qué nunca debe conformarse con una firma que sea solo una imagen de su nombre.

1. Los tres niveles de confianza (eIDAS): ¿en qué «nivel» se encuentra usted?

En Europa, tenemos una superley llamada eIDAS (UE 910/2014). Establece las normas sobre cómo deben funcionar las firmas digitales para que sean válidas en toda la UE. Se puede considerar como un sistema de niveles en un juego. Cuanto más alto es el nivel, más difícil es hacer trampa y más «XP» (peso legal) tiene tu firma en un tribunal.

Nivel 1: SES (Firma electrónica simple)

Este es el nivel más común, pero también el más débil. Podría consistir en escribir tu nombre con una fuente estilizada en un formulario o dibujar tu firma con el dedo en una pantalla.

• Cómo funciona: recibes un correo electrónico, haces clic en un enlace y «apruebas».
• El problema: es muy fácil que alguien afirme: «No fui yo quien hizo clic; ¡alguien más tuvo acceso a mi ordenador!». El valor probatorio es bajo porque no existe un vínculo sólido con su identidad real y verificada.
• Se utiliza para: Tareas sencillas como aprobar una solicitud de vacaciones o firmar un recibo.

Nivel 2: AES (Firma electrónica avanzada)

Aquí es donde empieza lo serio. Para que una firma se considere AES, debe cumplir cuatro requisitos estrictos:

1. Debe estar vinculado exclusivamente a usted.
2. Debes poder identificarte de forma segura (por ejemplo, escaneando tu pasaporte o haciendo un vídeo selfie).
3. Se crea utilizando datos que solo tú controlas (por ejemplo, tu propio teléfono móvil).
4. Está vinculado al documento de tal manera que si alguien cambia aunque sea una coma después, se ve inmediatamente.

Por qué es importante: si firmas un contrato para comprar una motocicleta por 1000 dólares y, posteriormente, el vendedor intenta cambiar la cifra a 2000 dólares, la tecnología AES «romperá» la firma. Esta quedará inmediatamente invalidada.

Nivel 3: QES (firma electrónica cualificada)

Este es el jefe final de la seguridad. Un QES es legalmente exactamente lo mismo que sentarse en una sala con un abogado y firmar un documento con un bolígrafo.

La diferencia: para realizar una QES, una parte independiente controlada por el gobierno (denominada QTSP) debe haber verificado rigurosamente su identidad, a menudo mediante una reunión física o una identificación digital avanzada.

2. El «candado» independiente: la matemática que protege tus documentos

¿Cómo funciona técnicamente? Una parte crucial de una firma segura es el uso de un proveedor de servicios de confianza cualificado (QTSP). Se trata de un tercero independiente, registrado en la UE, que actúa como una especie de «notario público digital».

Formify utiliza Intesi Group S.p.A, un QTSP incluido en la lista oficial de proveedores de servicios de confianza cualificados (EUTL) de la UE. Dado que la verificación la realiza un agente independiente bajo la supervisión de eIDAS, el documento recibe un «candado digital» que se ve al abrir el archivo en un lector de PDF.

Integridad del documento: SHA256

Cada documento en Formify recibe una «huella digital» única a través de un algoritmo llamado SHA256.

• Esto garantiza que el contenido permanezca intacto.
• Puede utilizar cualquier lector de PDF (como Adobe Acrobat Reader) para comprobar que el documento no ha sido modificado desde que se firmó.
• La información sobre la identidad de las partes (nombre completo, número de identificación y método) se incluye directamente en los metadatos de la firma.

Esto significa que la validez de tu contrato no depende de Formify. Puedes verificar la integridad del documento de forma totalmente independiente de nosotros. La prueba se encuentra dentro del propio archivo, no solo en nuestra base de datos.

3. Europa frente a EE. UU.: seguridad global y «el salvaje oeste»

Es fácil creer que las normas son las mismas en todas partes, pero en realidad existe una diferencia significativa en cómo se percibe la seguridad en Europa y en Estados Unidos.

• EE. UU. (Ley ESIGN y UETA): En EE. UU., las cosas son más flexibles. Se presta mucha atención a la «intención». Si se puede demostrar que ambas personas querían firmar, a menudo se considera válido, incluso si la tecnología subyacente era sencilla (como simplemente escribir el nombre en un correo electrónico).
• Europa (eIDAS): En Europa somos más exigentes. Exigimos pruebas técnicas, cifrado y comprobaciones de identidad.

¿Por qué es importante para usted? Para una empresa internacional, una firma electrónica que cumpla con la normativa europea eIDAS supone una gran ventaja. Dado que las normas europeas son más estrictas, una firma de Formify es automáticamente válida en los Estados Unidos, pero proporciona una cadena de pruebas significativamente más sólida en caso de disputa legal. Es como tener un pasaporte válido en todo el mundo en lugar de un abono de autobús local.

4. Formify: firma basada en IA para una mejor comprensión

La mayoría de las empresas de firma electrónica solo te proporcionan un cuadro vacío para que firmes. Nosotros creemos que una firma solo tiene valor si realmente entiendes lo que estás firmando. Por eso hemos creado la firma basada en inteligencia artificial.

Asistente privado de IA en la firma

Nuestro asistente te ayuda a convertir el texto legal en un lenguaje claro y humano. Puedes hacer preguntas directamente al documento, como: «¿Cuándo puedo cancelar esto?» o «¿Hay algún cargo oculto?», y obtener respuestas directamente en el flujo.

Enlace de firma segura e integridad

Todos los documentos permanecen dentro de un contenedor protegido. Esto garantiza que sus datos confidenciales no se filtren a modelos públicos de IA. Su integridad está integrada en el sistema (privacidad desde el diseño).

Firma de contratos multilingües

Puede traducir el contrato a su propio idioma antes de firmarlo. Esto elimina las barreras en los negocios internacionales y reduce el riesgo de malentendidos. Nadie debería tener que firmar algo que no entiende al 100 %.

5. Comparación: Formify frente a sus competidores en el sector

Esta es la realidad actual del mercado. La mayoría de los principales actores hablan de seguridad, pero a la hora de la verdad, a menudo resulta difícil acceder a las mejores herramientas sin firmar primero costosos contratos.

Formify

La única plataforma en la que puedes empezar a utilizar AES (firma electrónica avanzada) y verificación de identidad internacional durante la firma (como selfies en vídeo y escaneo de pasaportes para la firma) ya en nuestra versión gratuita. Estamos preparados para la era inteligente con un asistente de IA privado integrado en la firma que te ayuda a convertir el texto legal en un lenguaje claro y humano.

DocuSign

El líder mundial del mercado que se ha convertido en sinónimo de la firma electrónica. Sin embargo, se centra principalmente en firmas SES simples (nombres estampados) para el gran público. Si necesitas un control de identidad avanzado o el cumplimiento de la normativa eIDAS, a menudo se requieren costosos complementos o acuerdos empresariales específicos, y estas funciones rara vez están disponibles para su prueba fuera de los planes de pago.

Adobe Sign

Un peso pesado en la gestión de documentos que está profundamente integrado en el ecosistema de Adobe. Al igual que DocuSign, se centran en las firmas simples (SES). Para cumplir los requisitos europeos de AES, a menudo se requieren configuraciones complejas y costosas suscripciones. No ofrecen la posibilidad de probar libremente la identificación avanzada en una versión básica.

Oneflow

Un actor sueco especializado en contratos HTML interactivos en lugar de archivos PDF estáticos. Aunque ofrecen un flujo moderno, sus funciones de seguridad y métodos de verificación más avanzados suelen estar bloqueados tras muros de pago. Rara vez es posible experimentar todo su potencial de seguridad sin un acuerdo comercial.

Scrive

Una empresa nórdica sólida que se centra principalmente en soluciones de identificación electrónica como BankID. Hacen un buen trabajo en materia de seguridad en los países nórdicos, pero su modelo de negocio se basa en que el usuario se suscriba o firme un acuerdo específico para poder acceder a las herramientas de identificación profesional para sus documentos.

Signaturit

Una empresa líder en el sur de Europa, especialmente en España y Francia. Se centran principalmente en las firmas biométricas y los servicios cualificados según el reglamento eIDAS. Pero, al igual que sus colegas del sector, suelen exigir que te conviertas en cliente de pago antes de poder acceder a sus flujos de verificación más avanzados.

¿Por qué conformarse con menos?

La mayoría de nuestros colegas ni siquiera te dan la oportunidad de experimentar la seguridad de una firma AES real antes de abrir tu billetera. En Formify, queremos que sepas exactamente qué peso legal estás obteniendo. Por lo tanto, te permitimos utilizar nuestra tecnología más segura, incluido el «candado digital» independiente de un emisor certificado, de forma totalmente gratuita desde el principio.

Resumen: La arquitectura triunfa sobre la esperanza

En la era de la IA, no basta con confiar en que tus firmas sean seguras. Necesitas un sistema basado en el principio de la prueba independiente. Al utilizar un enlace de firma seguro con verificación independiente por parte de terceros, te aseguras de que tus contratos sean válidos para siempre, independientemente de la plataforma que se haya utilizado para firmarlos.

Con Formify, obtienes lo mejor de dos mundos: la potencia de un asistente privado de IA que explica los términos y el peso legal de una firma electrónica que cumple con la normativa eIDAS.