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Formify se utiliza para la firma electrónica de documentos en formato PDF. El documento firmado se abre con cualquier lector de PDF del mercado y, una vez abierto, se puede comprobar fácilmente la validez del archivo. Adobe Acrobat, por ejemplo, que tiene un panel para ver los detalles de la firma.
Sigue leyendo para más información.
Utilizamos el formato PDF para insertar firmas en nuestros documentos. La información sobre las firmas electrónicas está incrustada en el archivo PDF. PDF es un formato de archivo conocido, que puede abrirse con diferentes lectores, aunque el más conocido es Adobe Acrobat. El software más usado para firmar documentos de forma electrónica es Adobe Acrobat.
Un PDF con firmas electrónicas es un documento vinculante: es el archivo PDF el que contiene la información de las firmas. Si alguien te ha proporcionado tu acuerdo firmado en papel, no es más que una copia física de un acuerdo firmado digitalmente. Si has firmado un documento de forma electrónica, pide una copia del archivo PDF para tener en tus manos un documento válido.
La tecnología que utilizamos es PAdES ("Firmas Electrónicas Avanzadas de PDF").
Los documentos firmados a través de Formify suelen contener campos asociados a cada firma, donde se muestra información sobre cada persona que lo ha firmado. También damos la opción de dibujar la firma a mano, con el dedo o el ratón, junto a un campo en el que se escribe el nombre.
Sin embargo, lo que realmente da validez a las firmas se encuentra en los metadatos del archivo. Al abrir el documento en Adobe Acrobat, el documento puede validarse automáticamente. El programa muestra si nuestra firma es válida; en caso contrario muestra un aviso indicando que el documento se ha modificado después de haber sido certificado. Una marca verde significa que el documento no ha sido modificado después de haber sido firmado y certificado a través de Formify. Esta es la primera condición para que un documento sea válido.
Para ver la información asociada a las firmas electrónicas en Adobe Acrobat, vaya al panel de "Firmas"". Ahí debe constar que el documento está "firmado por Formify AB". En la sección correspondiente a "Información sobre la firma", se pueden ver también los datos del certificado, que acreditan que la firma con Formify se ha realizado con un certificado conforme al Reglamento 910/2014 de la UE (eIDAS).
La última información importante de la firma se muestra en el mismo panel y sección, en los campos "Ubicación" y "Motivo". Ahí puedes ver el ID de transacción asociado al documento firmado y los detalles de cada firma electrónica insertada. Utiliza esa información para comprobar la identidad de las personas que han firmado.
¡Atención! El contenido de un documento no es responsabilidad de Formify. Nuestra tarea es proporcionar una solución de firma electrónica segura, no interpretar los detalles de un acuerdo. Nuestros clientes pueden cargar los documentos que deseen y son responsables de garantizar que el contenido cumple con las leyes y normativas aplicables.
El Reglamento eIDAS (Reglamento UE 910/2014), que ya se aplica en la UE, establece que no se pueden negar efectos jurídicos o validez a los acuerdos firmados debido a su forma electrónica.
Esto significa que no se puede obligar a sus usuarios/clientes a presentar acuerdos impresos/escaneados firmados a mano con bolígrafo y papel. Los acuerdos firmados electrónicamente son en muchos aspectos mucho más seguros que los firmados tradicionalmente. Nuestra intención es que comprendas y confíes en el funcionamiento de la firma electrónica.
Comprueba que el correo electrónico o el mensaje de texto es nuestro y que el remitente que figura en el mensaje es alguien de quien usted esperaría recibir un acuerdo para firmar.
Empresas verificadas
Si el remitente ha utilizado una cuenta de empresa, verá en el correo electrónico un distintivo azul junto al nombre de la empresa. Todas las cuentas de empresa son comprobadas y verificadas contra los registros públicos.
Haz clic en el enlace del mensaje para abrir el documento en tu navegador, directamente en tu teléfono móvil o en un ordenador. El documento empezará a cargarse.
¿Tienes problemas para abrir el enlace?
Somos compatibles con casi todos los navegadores, pero comprueba que el que utilizas esté actualizado. Si sigues teniendo problemas, puedes probar con otro dispositivo.
Cuando abras el documento, léelo con atención para entender a qué se refiere el acuerdo. El documento debe incluir información sobre lo que estás firmando.
¿Tienes preguntas sobre el contenido de un documento?
En ese caso, ponte en contacto con el remitente: en nuestros correos electrónicos y mensajes de texto siempre se indica quién envió el documento.
Si estás listo para firmar, pulsa el botón "Firmar" en la parte inferior de la página. A continuación, sigue las instrucciones que aparecen en pantalla.
Si el remitente ha optado por la firma electrónica simple, se te pedirá que dibujes tu rúbrica con el dedo o el ratón, sin identificación previa.
El método de firma más común en Formify es la firma electrónica avanzada, en la que es necesario confirmar tu identidad para completar la firma. Para identificarte, tendrás que introducir xxx. Una vez que te hayas identificado, se añadirán al documento tu nombre completo, tu DNI, la dirección IP de tu dispositivo, la fecha y hora de la firma y un código único vinculado a tu transacción Con esto se habrá completado tu firma.
¿No tienes un pasaporte válido?
Contacta a la oficina gubernamental encargada para obtener más información sobre cómo obtener o actualizar tu pasaporte.
Una vez que hayas firmado, tu firma aparecerá en el documento. Recibirás una notificación nuestra, por correo electrónico o SMS, cuando todas las partes hayan completado su firma.
El mensaje no contiene ningún archivo adjunto. En su lugar, te enviamos un enlace seguro para acceder al documento firmado y cumplimentado. Abre el enlace y verifica que eres tú (recibirás un código por correo electrónico o SMS, que deberás introducir siguiendo las instrucciones en pantalla). En la siguiente página podrás descargar el documento cumplimentado en formato PDF.
¿No has recibido ninguna notificación sobre el documento cumplimentado?
Entonces es probable que el acuerdo aún no haya sido firmado por todas las partes. No dudes en ponerte en contacto con el remitente para comprobarlo.
El archivo PDF que descargas tras un acuerdo completado está firmado y sellado por Formify. La información necesaria sobre las firmas está incrustada en los metadatos del archivo.
Guarda el archivo PDF en tu ordenador, en la nube o en cualquier ubicación segura a la que tengas acceso. Lo importante es que guardes el archivo PDF.
Por supuesto, puedes imprimir el documento con una impresora normal, pero queremos hacer hincapié en que la copia impresa de un documento firmado digitalmente no se puede validar. Esto ocurre tanto si utiliza Formify como cualquier otro servicio de firma electrónica.
Una firma digital solo tiene validez en la versión digital del documento.
