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He recibido un PDF firmado por Formify.
Formify se utiliza para la firma electrónica de documentos en formato PDF. Un documento firmado se puede abrir en un lector de PDF estándar, en el que se puede comprobar fácilmente la validez del archivo. Adobe Acrobat, por ejemplo, tiene un panel de firmas que se puede utilizar para ver los detalles.
Si desea obtener información más detallada, siga leyendo a continuación.
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1. Firma electrónica en documentos PDF
Utilizamos el formato PDF para nuestros acuerdos firmados. La información sobre las firmas electrónicas se incrusta en un documento PDF. El PDF es un formato de archivo muy conocido y común, que se puede abrir en varios lectores diferentes. El software más común es Adobe Acrobat.
Esto significa que es el documento PDF el que tiene valor, ya que es el que contiene la información sobre las firmas electrónicas. Si alguien le ha enviado una copia impresa, no es más que una copia física de un acuerdo firmado digitalmente. Por lo tanto, si es necesario validar el documento, solicite una copia del archivo PDF.
La tecnología que utilizamos es PAdES («PDF Advanced Electronic Signatures»).
2. Compruebe el documento firmado.
Los documentos firmados a través de Formify suelen contener campos asociados a cada firma, en los que se muestra información sobre cada persona que lo ha firmado. También admitimos un tipo de firma electrónica sencilla, en la que se muestra una firma dibujada, a menudo junto con una aclaración del nombre. Sin embargo, lo que realmente da validez a las firmas es la metainformación del archivo. Al abrir el documento en Adobe Acrobat, este se puede validar automáticamente. El programa muestra si nuestra firma es válida; de lo contrario, advierte de que el documento ha sido modificado después de su sellado. Una marca de verificación verde significa que el documento no ha sido modificado después de haber sido firmado y sellado a través de Formify. Esta es la primera condición para que un documento sea válido.
Sin embargo, lo que realmente da validez a las firmas es la información contenida en los metadatos del archivo. Al abrir el documento en Adobe Acrobat, este se puede validar automáticamente. El programa muestra si nuestra firma es válida; de lo contrario, advierte de que el documento ha cambiado después de haber sido sellado. Una marca de verificación verde significa que el documento no ha sido modificado después de haber sido firmado y sellado a través de Formify. Esta es la primera condición para que un documento sea válido.
Al abrir la información de «Firmas» en Adobe Acrobat, se muestran los detalles. Debe indicar que el documento está «firmado por Formify AB». En la sección «Información de la firma», también es posible ver los detalles del certificado, que certifica que la firma de Formify se ha realizado con un certificado cualificado de conformidad con el Reglamento (UE) n.º 910/2014 (eIDAS).
La última información importante disponible se muestra en el mismo panel y sección, en «Ubicación» y «Motivo». Allí se puede ver qué ID de transacción se aplica al documento firmado y los detalles de cada firma electrónica realizada. Utilice esa información para comprobar qué persona ha firmado realmente el documento.
¡Atención! El contenido de un documento no es responsabilidad de Formify. Nuestra tarea es proporcionar una solución de firma electrónica segura, no interpretar los detalles de un acuerdo. Nuestros clientes pueden cargar los documentos que deseen y son responsables de garantizar que el contenido cumpla con las leyes y normativas aplicables.
3. El Reglamento eIDAS
El Reglamento eIDAS (Reglamento (UE) n.º 910/2014), que ya se aplica en la UE, establece que no se puede negar la validez o el efecto jurídico de las firmas electrónicas por el hecho de ser electrónicas.
Esto significa que no puede obligar a sus usuarios/clientes a enviar acuerdos impresos/escaneados firmados a mano con lápiz y papel. Los acuerdos firmados electrónicamente son, en muchos aspectos, mucho más seguros que los firmados de forma tradicional. Queremos que le resulte lo más fácil posible confiar en el funcionamiento de las firmas electrónicas.
Me han pedido que firme un acuerdo:
1. Enlace por correo electrónico/mensaje de texto
Comprueba que el correo electrónico o el mensaje de texto es nuestro y que el remitente que figura en el mensaje es alguien de quien usted esperaría recibir un acuerdo para firmar.
Empresas verificadas
Si el remitente ha utilizado una cuenta de empresa, esto se puede ver en el correo electrónico (una insignia azul junto al nombre de la empresa). Todas las cuentas de empresa son verificadas por nosotros mediante una comprobación del número de organización y la aprobación realizada por un signatario autorizado.
2. Abre el documento en el navegador
Haga clic en el enlace del mensaje para abrir el documento en su navegador, directamente en su teléfono móvil o en un ordenador. El documento comenzará a cargarse.
¿Tienes problemas para abrir el enlace?
Somos compatibles con prácticamente todos los navegadores modernos, pero comprueba que el que estás utilizando esté actualizado. Si sigues teniendo problemas, puedes probar con otro dispositivo.
3. Lee el documento
Cuando se muestre el documento, léalo detenidamente para comprender en qué consiste el acuerdo. El documento debe incluir información sobre lo que está firmando.
¿Tienes alguna pregunta sobre el contenido de un documento?
En ese caso, póngase en contacto con el remitente; en nuestros correos electrónicos y mensajes de texto siempre se indica quién ha enviado el documento.
4. Firma
Si está listo para firmar, haga clic en el botón «Firmar» en la parte inferior de la página. A continuación, siga las instrucciones que aparecen en la pantalla.
Si el remitente ha elegido la firma electrónica simple, se le pedirá que dibuje su firma con el dedo o el puntero del ratón, sin necesidad de identificarse previamente.
El método de firma más común en Formify es la firma electrónica avanzada, en la que es necesario confirmar tu identidad para completar la firma. Una vez que te hayas identificado, se añadirán al documento tu nombre completo, tu DNI, la dirección IP de tu dispositivo, la fecha y hora de la firma y un código único vinculado a tu transacción Con esto se habrá completado tu firma.
¿No tienes un BankID sueco válido?
Póngase en contacto con su banco sueco para obtener más información sobre cómo obtener o actualizar su BankID.
¿No desea firmar el acuerdo?
En ese caso, no es necesario que haga nada más, simplemente puede abstenerse de firmar. También puede informar al remitente de que no tiene intención de firmar el contrato.
5. El documento completo se enviará cuando todas las partes hayan firmado
Una vez que haya firmado, su firma aparecerá en el documento. Recibirá una notificación por correo electrónico o mensaje de texto cuando todas las partes hayan firmado el acuerdo.
El mensaje no contiene ningún archivo adjunto. En su lugar, le enviamos un enlace seguro que puede utilizar para acceder al documento firmado y completado. Abra el enlace y verifique su identidad (la verificación se realiza enviándole un código por correo electrónico o mensaje de texto al teléfono, que luego deberá introducir siguiendo las instrucciones que aparecen en la pantalla). En la página a la que accederá a continuación, tendrá la posibilidad de descargar el documento completado en formato PDF.
¿No ha recibido ninguna notificación sobre el documento completado?
Es probable que el acuerdo aún no haya sido firmado por todas las partes. No dude en ponerse en contacto con el remitente si tiene alguna pregunta.
6. Guarda el archivo PDF, no la copia impresa
El archivo PDF que puede descargar para un acuerdo completado está firmado y sellado por Formify. La información necesaria sobre las firmas está incrustada en los metadatos del archivo.
Guarde el archivo PDF en su ordenador, en la nube o en cualquier lugar seguro al que tenga acceso. Lo importante es que guarde el archivo PDF.
Por supuesto, puede imprimir el documento con una impresora normal, pero queremos destacar que no es posible validar una copia de un documento firmado digitalmente. Esto se aplica independientemente de si utiliza Formify o cualquier otro servicio de firma electrónica.
