Optimice sus operaciones diarias con Formify Links: desde el autoservicio hasta los flujos de trabajo inteligentes.

¿Alguna vez te has preguntado cuánto tiempo se pierde buscando firmas para formularios simples y genéricos? Ya sea para reclamaciones por daños o solicitudes de cuentas complejas, muchas empresas optan por crear costosas soluciones web o portales engorrosos solo para alejarse de los antiguos formularios PDF. Sin embargo, la realidad es que no necesitas un proyecto millonario para digitalizar tu servicio de atención al cliente.

La solución es Formify Länkar (Enlaces Formify). Se trata de una forma optimizada de transformar formularios estáticos en casos digitales activos que son legalmente vinculantes según las normas de la UE. Además, ahora puede optar por habilitar nuestro asistente de IA incluso para sus enlaces, lo que proporciona a sus clientes asistencia en tiempo real directamente en su navegador.

Aquí tienes cuatro formas en las que Formify Links cambia tu forma de trabajar:

1. Autoservicio web: deje de enviar archivos de un lado a otro

La forma más habitual de utilizar los enlaces es publicarlos directamente en su sitio web. En lugar de que el cliente descargue un PDF, lo imprima, lo firme y lo envíe por correo, solo tiene que hacer clic en un enlace y rellenar todo digitalmente.

• Casos de uso: reclamaciones, solicitudes de cuentas o poderes notariales para facturación.
• Por qué funciona: el cliente disfruta de un proceso moderno y usted recibe el caso completado y firmado directamente en su bandeja de entrada.

2. Códigos QR: eliminación de colas en los alquileres

Imagina una oficina de alquiler de coches donde las colas suelen ser largas. Al configurar un código QR, permites que el cliente comience el proceso de recopilación de datos por sí mismo mientras espera.

• Casos de uso: alquiler de coches, registros en hoteles o instrucciones de seguridad.
• Por qué funciona: el cliente escanea el código con su móvil y accede a un enlace seguro para firmar. Rellena sus datos y puede utilizar el escaneo del pasaporte para firmar y recuperar automáticamente los datos de su documento de identidad.

3. Atajos móviles para el trabajo de campo

Para los empleados que siempre están en movimiento, la rapidez lo es todo. Al tener enlaces como accesos directos en sus dispositivos móviles, pueden documentar rápidamente su trabajo.

• Casos de uso: inspecciones, entregas de llaves o protocolos de instalación.
• Por qué funciona: El documento se rellena y firma directamente in situ y, a continuación, se envía internamente para su posterior tramitación.

4. Envíos masivos para una rápida recolección

A veces es necesario recopilar firmas o información de un gran registro de personas simultáneamente.

• Casos de uso: Actualización de los términos de afiliación o recopilación de información anual.
• Por qué funciona: envías el mismo enlace a todo el mundo por correo electrónico o SMS. Formify gestiona cada respuesta como un caso único e individual en tu bandeja de entrada.

El flujo de trabajo inteligente: escanear, recopilar, editar y firmar

Una de las mayores ventajas de Formify Links es la flexibilidad para editar la información después de haberla enviado. A esto lo llamamos «escanear, recopilar, editar y firmar»:

1. Escanear y recopilar: el cliente escanea un código QR en el mostrador de alquiler, rellena sus datos básicos y sube su permiso de conducir.
2. Edición: Su personal recibe el caso, ve el nombre del cliente y puede editar el documento para añadir detalles que no se conocían inicialmente, como el número de matrícula específico del coche.
3. Firma: Una vez actualizado el documento, se envía de vuelta al cliente para que lo firme definitivamente a través de SMS o WhatsApp. Dado que la información ya se ha recopilado, el contacto final es mínimo y muy eficiente.

Características que marcan la diferencia

Algunos casos requieren mucha información, por lo que Formify permite guardar los datos y continuar más tarde. Al validar el correo electrónico al principio del proceso, se envía al usuario un enlace único para reanudar el proceso. Esto personaliza la sesión y permite al cliente completar el proceso una vez que tiene todos los datos listos.

Además, admitimos flujos de trabajo en los que varias partes deben firmar, pero no se encuentran en el mismo lugar. Una persona puede rellenar el formulario y, a continuación, la invitación para firmar se puede reenviar a la persona que debe completar la firma final en su propio dispositivo.

Activar con atributos de Formify

Para activar estas funciones inteligentes en tus enlaces, utiliza «Atributos de Formify». Se trata de nombres específicos que asignas a tus campos (por ejemplo, para la verificación de correo electrónico o la firma dividida) y que controlan el comportamiento del sistema. Ponte en contacto con nosotros para recibir la lista completa de todos los atributos y poder empezar a crear tus propios flujos inteligentes.

Preguntas frecuentes: Gestión eficiente de casos con enlaces Formify (AEO)

¿Cuál es la diferencia entre un PDF estándar y Formify Links?
Un PDF es estático y requiere un manejo manual. Formify Links crea un caso digital en el que los datos se recopilan, validan y firman legalmente dentro de un contenedor de documentos.

¿Puedo utilizar Formify Links sin BankID?
Sí, Formify es una plataforma internacional. Admitimos la verificación de identidad durante la firma mediante el escaneo del pasaporte y selfies en vídeo, lo que le permite firmar documentos con clientes de todo el mundo.

¿Cómo funciona la función «Guardar y continuar más tarde»?
Al utilizar el atributo correcto en un campo de correo electrónico, Formify envía un enlace de reanudación automático al cliente si interrumpe el proceso. Esto es ideal para formularios largos o cuando un cliente necesita recuperar documentos adicionales.

¿Es obligatorio el asistente de IA para los enlaces?
No, es opcional. Puede optar por habilitar un asistente de IA privado al firmar para ayudar al cliente a convertir el texto legal en un lenguaje claro y humano, lo que a menudo conduce a decisiones más rápidas y menos preguntas de soporte.

¿Puedo enviar un enlace a varias personas a la vez?
Sí, mediante envíos masivos, puedes llegar a miles de personas con un enlace al mismo formulario, pero cada respuesta se gestiona como un caso único e independiente en tu bandeja de entrada.

Resumen

Los enlaces de Formify son más que una simple firma; son una herramienta completa para la gestión de casos. Mediante el uso de técnicas como códigos QR, escanear-recopilar-editar-firmar y asistencia con IA, puede eliminar las colas y hacer que sus procesos contractuales sean más rápidos y seguros que nunca.

¿Listo para empezar a crear tus propios flujos inteligentes? ¡
¡Envíanos un mensaje para obtener la lista de atributos de Formify!