Formify lanserar en EU-lösning för elektronisk signering: enbart AI med Mistral i Europa

Formify har lanserat en EU-anpassad version av sin plattform för elektroniska signaturer. Kunderna kan välja att endast använda AI med den europeiska AI-modellen Mistral via plattformens EU-anslutningspunkt och bjuda in undertecknare via SMS istället för WhatsApp. Lagring inom EU gäller redan för alla konton. I det här inlägget förklaras vad den här lösningen omfattar, vad som är på gång och hur du kan kontrollera vart dina data skickas hos vilken leverantör av elektroniska signaturer som helst.

Hur EU är uppbyggt

EU-inställningarna är en uppsättning alternativ i kontoinställningarna, och kunden bestämmer själv vilka som ska aktiveras. Två av alternativen är nya:

• AI endast med Mistral i Europa. När EU-inställningen är aktiverad körs Formifys AI-funktioner på den europeiska AI-modellen Mistral via dess EU-ändpunkt.
• Inbjudningar via SMS istället för WhatsApp. En administratör kan stänga av WhatsApp och bjuda in undertecknare via SMS som skickas från Sverige. Inbjudningar via e-post förblir standardinställningen.

Formifys AI-funktioner är valfria, och det går att skriva under även utan dem. Formifys AI-leverantörer får inte använda kunddata för att träna sina allmänna modeller.

"Vart hamnar mina data? Det är frågan du bör ställa till varje mjukvaruleverantör. Hos oss är det du som bestämmer. Aktivera EU-inställningen så körs AI:n på Mistral i Europa. Vill du inte använda WhatsApp? Stäng av funktionen och bjud in via SMS. Dina dokument lagras i EU oavsett vilket", säger David Nordin, grundare och VD för Formify.

"Varför är det ett alternativ? Alla behöver inte det. Aktivera det du behöver. Stäng av det du inte använder."

Var dokumenten lagras

EU-lagring ingår inte i den valfria konfigurationen. Den gäller redan för alla konton.

• Dokumenten lagras hos Amazon Web Services inom EU, med Stockholm som primär region och Tyskland och Irland som sekundära regioner.
• Applikationsservrarna och databasen är placerade i Sverige.
• Avsnitt 9 i Formifys användarvillkor utgör avtalet om personuppgiftsbehandling enligt GDPR.

Vad som ännu inte ingår i EU:s struktur

Den AI-assistent som kan kopplas till dokument som skickas för underskrift ingår ännu inte i EU:s system. Detta planeras att införas senare under 2026.

Kunder som skickar avtal från ChatGPT eller Claude via Formifys MCP-server bör också vara medvetna om var gränsen går. Formify lagrar avtalen inom EU i enlighet med sitt avtal om databehandling. Allt som AI-systemet läser hanteras av AI-leverantören, i enlighet med kundens eget avtal med den leverantören.

Hur underskrifter verifieras och förseglas

Undertecknarna verifierar sin identitet med en skannad kopia av passet och en videoselfie, vilket ger en avancerad elektronisk signatur (AES) enligt eIDAS, EU:s förordning om elektroniska signaturer.

Varje Formify-dokument är förseglat med ett kvalificerat certifikat från Intesi Group i Italien, en leverantör av förtroendetjänster som finns med på EU:s förtrolighetslista. Vem som helst kan verifiera den förseglade PDF-filen utan att använda Formify.

En kontroll som bör göras för alla leverantörer

Formifys råd gäller oavsett vilken leverantör ett företag väljer: kontrollera att certifikaten kommer från en kvalificerad leverantör av förtroendetjänster som finns med på EU:s förtrolighetslista. En signatur som kan valideras mot listan kan kontrolleras tekniskt i ett annat EU-land.

Med sin EU-baserade verksamhet vill Formify att företag i Europa ska kunna använda AI för sin pappershantering och samtidigt ha full insyn i var deras data finns. Mer information: formify.eu/eu-e-signature.

I korthet

• EU-inställningen är en uppsättning alternativ i kontoinställningarna som aktiveras av kunden.
• AI är valfritt. I EU-konfigurationen körs det endast på Mistral via dess EU-ändpunkt.
• En administratör kan inaktivera WhatsApp och istället bjuda in undertecknare via SMS som skickas från Sverige. E-postinbjudningar är fortfarande standardinställningen.
• Varje konto lagrar redan dokument hos Amazon Web Services inom EU: huvudregionen Stockholm, sekundära regioner Tyskland och Irland. Applikationsservrarna och databasen finns i Sverige.
• Signaturerna är AES-baserade enligt eIDAS och kräver en skannad kopia av passet samt en videoselfie. Varje dokument förseglas med ett kvalificerat certifikat från Intesi Group (Italien), som finns med på EU:s lista över betrodda certifikatutfärdare.
• Den AI-assistent som är kopplad till dokument som skickas för underskrift ingår ännu inte i EU:s system. Den planeras att införas senare under 2026.

Vanliga frågor

Vad är Formify EU-inställningen?
En uppsättning alternativ i kontoinställningarna. När den är aktiverad körs Formifys AI endast på Mistral via dess EU-ändpunkt, och en administratör kan inaktivera WhatsApp och istället bjuda in undertecknare via SMS. Kunden bestämmer själv vilka alternativ som ska aktiveras.

Måste jag aktivera EU-inställningarna för att få tillgång till EU-lagring?
Nej. EU-lagring gäller för alla konton. Dokumenten lagras hos Amazon Web Services inom EU, med Stockholm som primär region, och applikationsservrarna samt databasen är placerade i Sverige.

Kan jag använda Formify utan AI-funktionerna?
Ja. AI-funktionerna är valfria, och signeringen fungerar även utan dem. Formifys AI-leverantörer får inte använda kunddata för att träna sina allmänna modeller.

Omfattas AI-assistenten för dokument av EU-konfigurationen?
Inte ännu. AI-assistenten, som kan kopplas till dokument som skickas för underskrift, planeras att införas i EU-konfigurationen senare under 2026.

Vad händer med mina uppgifter när jag skickar ett avtal från ChatGPT eller Claude via Formifys MCP-server?
Formify lagrar avtalet inom EU i enlighet med sitt avtal om databehandling. Allt som AI-systemet läser hanteras av AI-leverantören, enligt ditt eget avtal med den leverantören.

Hur kan jag kontrollera att en elektronisk signatur från vilken leverantör som helst är giltig inom EU?
Kontrollera att certifikaten kommer från en kvalificerad leverantör av betrodda tjänster som finns med på EU:s lista över betrodda leverantörer. En signatur som kan valideras mot listan kan kontrolleras tekniskt i ett annat EU-land. Formifys dokument är förseglade med ett kvalificerat certifikat från Intesi Group i Italien.