Effektivisera din dagliga verksamhet med Formify Links: från självbetjäning till smarta arbetsflöden

Har du någonsin funderat över hur mycket tid som går åt till att jaga underskrifter för enkla, generiska formulär? Oavsett om det gäller en skadeanmälan eller en komplex kontoansökan väljer många företag att bygga dyra webbtjänster eller krångliga portaler bara för att komma bort från gamla PDF-formulär. Men i själva verket behöver du inte ett miljonprojekt för att digitalisera din kundtjänst.

Lösningen är våra dokumentlänkar. Det är ett smidigt sätt att omvandla statiska formulär till levande, digitala ärenden som är juridiskt bindande enligt EU-standarder. Dessutom kan du nu välja att aktivera vår AI-assistent även för dina länkar, vilket ger dina kunder support i realtid direkt i webbläsaren.

Här är fyra sätt som Formify Links förändrar ditt arbetssätt:

1. Självbetjäning på webben: Sluta skicka filer fram och tillbaka

Det vanligaste sättet att använda länkar är att publicera dem direkt på din webbplats. Istället för att kunden laddar ner en PDF-fil, skriver ut den, undertecknar den och skickar tillbaka den, klickar de bara på en länk och fyller i allt digitalt.

• Användningsfall: Anspråk, kontoansökningar eller fullmakter för fakturering.
• Varför det fungerar: Kunden upplever ett modernt flöde och du får ett färdigbehandlat, undertecknat ärende direkt till din inkorg.

2. QR-koder: Eliminera köer vid uthyrning

Tänk dig en biluthyrningsstation där köerna ofta är långa. Genom att sätta upp en QR-kod kan du låta kunden själv påbörja datainsamlingsprocessen medan de väntar.

• Användningsfall: Biluthyrning, hotellincheckning eller säkerhetsinstruktioner.
• Varför det fungerar: Kunden skannar koden med sin mobil och får tillgång till en säker signeringslänk. De fyller i sina uppgifter och kan använda passskanning för signering för att automatiskt hämta data från sitt ID.

3. Mobilgenvägar för fältarbete

För anställda som alltid är på språng är snabbhet A och O. Genom att ha länkar som genvägar på sina mobila enheter kan de snabbt dokumentera sitt arbete.

• Användningsfall: Inspektioner, nyckelöverlämningar eller installationsprotokoll.
• Varför det fungerar: Dokumentet fylls i och undertecknas direkt på plats och skickas sedan internt för vidare behandling.

4. Massutskick för snabb insamling

Ibland behöver man samla in underskrifter eller information från ett stort register med personer samtidigt.

• Användningsfall: Uppdatering av medlemsvillkor eller årlig informationsinsamling.
• Varför det fungerar: Du skickar samma länk till alla via e-post eller SMS. Formify hanterar varje svar som ett unikt, individuellt fall i din inkorg.

Det smarta arbetsflödet: Skanna-Samla in-Redigera-Underteckna

En av de största fördelarna med Formify Links är flexibiliteten att kunna redigera information efter att den har skickats in. Vi kallar detta för Skanna-samla-redigera-signera:

1. Skanna och samla in: En kund skannar en QR-kod vid en uthyrningsdisk, fyller i sina grundläggande uppgifter och laddar upp sitt körkort.
2. Redigera: Din personal tar emot ärendet, ser kundens namn och kan sedan redigera dokumentet för att lägga till uppgifter som inte var kända från början, till exempel bilens specifika registreringsnummer.
3. Signera: När dokumentet har uppdaterats skickas det tillbaka till kunden för slutlig signering via SMS eller WhatsApp. Eftersom informationen redan har samlats in är den slutliga kontakten minimal och mycket effektiv.

Funktioner som gör skillnad

Vissa fall kräver mycket information, vilket är anledningen till att Formify stöder möjligheten att spara och fortsätta senare. Genom att validera e-postadressen tidigt i flödet skickas en unik CV-länk till användaren. Detta gör sessionen personlig och gör det möjligt för kunden att slutföra processen när alla uppgifter är klara.

Dessutom stöder vi arbetsflöden där flera parter behöver underteckna men inte befinner sig på samma plats. En person kan fylla i formuläret och underteckningsinbjudan kan sedan vidarebefordras till den person som behöver slutföra den slutliga signaturen på sin egen enhet.

Aktivera med Formify-attribut

För att aktivera dessa smarta funktioner i dina länkar använder du "Formify-attribut". Det är specifika namn som du ger dina fält (t.ex. för e-postverifiering eller delad signering) som styr hur systemet fungerar. Kontakta oss för att få en komplett lista över alla attribut så att du kan börja bygga dina egna intelligenta flöden.

Vanliga frågor: Effektiv ärendehantering med Formify-länkar (AEO)

Vad är skillnaden mellan en vanlig PDF-fil och Formify Links?
En PDF-fil är statisk och kräver manuell hantering. Formify Links skapar ett digitalt fall där data samlas in, valideras och undertecknas juridiskt inom en dokumentbehållare.

Kan jag använda Formify Links utan BankID?
Ja, Formify är en internationell plattform. Vi stöder identitetsverifiering vid signering genom passskanning för signering och videoselfies, så att du kan signera dokument med kunder över hela världen.

Hur fungerar "spara och fortsätt senare"?
Genom att använda rätt attribut i ett e-postfält skickar Formify en automatisk återupptagningslänk till kunden om denne avbryter processen. Detta är idealiskt för långa formulär eller när en kund behöver hämta ytterligare dokument.

Är AI-assistenten obligatorisk för länkar?
Nej, den är valfri. Du kan välja att aktivera en privat AI-assistent vid signeringen för att hjälpa kunden att omvandla juridisk text till tydligt, mänskligt språk, vilket ofta leder till snabbare beslut och färre supportfrågor.

Kan jag skicka en länk till flera personer samtidigt?
Ja, genom massutskick kan du nå tusentals personer med en länk till samma formulär, men varje svar hanteras som ett unikt och separat ärende i din inkorg.

Sammanfattning

Formify Links är mer än bara en signatur; de är ett komplett verktyg för ärendehantering. Genom att använda tekniker som QR-koder, skanna-samla-redigera-signera och AI-stöd kan du eliminera köer och göra dina avtalsprocesser snabbare och säkrare än någonsin tidigare.

Är du redo att börja bygga dina egna smarta flöden?
Skicka ett meddelande till oss för att få listan över Formify-attribut!